PRIVACYVERKLARING VOOR GEBRUIKERS
1. INLEIDING EN DEFINITIES
1.1 We verzamelen persoonsgegevens via ons platform (website/app) en cookies (zie onze cookie statement voor meer informatie).
1.2 In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe de The Green Box persoonsgegevens verwerkt van personen, werknemers, eigenaren, agenten of vertegenwoordigers die optreden namens onze (bestaande, voormalige of potentiële) Gebruikers (inclusief hun gasten en/of bezoekers).
1.2 Box Properties B.V. kan in dit document worden aangeduid als 'wij', 'ons', 'onze' of 'The Green Box'.
1.3 Onder Gebruiker moet worden verstaan iedere natuurlijke of rechtspersoon die een zakelijke relatie onderhoudt met The Green Box of een aan haar gelieerde groepsmaatschappij. Individuen, werknemers, eigenaren of vertegenwoordigers van of die namens de Gebruikers optreden, kunnen samen of afzonderlijk worden aangeduid als 'u', 'uw' of 'Gebruikers'.
1.4 Deze privacyverklaring is van toepassing op elk groepsmaatschappij van The Green Box dat verantwoordelijk is voor, of betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens van een Gebruiker. Afhankelijk van de aard van de zakelijke relatie kunnen verschillende groepsmaatschappijen van The Green Box verantwoordelijk zijn voor de verwerking van die persoonsgegevens.
1.5 De persoonlijke gegevens die The Green Box verzamelt met betrekking tot haar Gebruikers, zijn afhankelijk van de context van de zakelijke relatie en hun interactie met The Green Box, de keuzes die de Gebruiker maakt en de producten, diensten en functies die zij gebruiken. Gebruiker voor het doel van deze privacy verklaring betekent de natuurlijke of rechtspersoon die zaken doet met The Green Box (inclusief haar gasten of bezoekers).
1.6 Houd er rekening mee dat de gegevens in de onderstaande paragrafen alleen als 'persoonsgegevens' worden beschouwd als ze betrekking hebben op een natuurlijke persoon (d.w.z. een individueel mens). Deze gegevensitems worden niet beschouwd als 'persoonsgegevens' wanneer ze betrekking hebben op een rechtspersoon (bijvoorbeeld B.V.) of (juridische) entiteit. De persoonsgegevens van natuurlijke personen bij of binnen een Gebruiker die een rechtspersoon of entiteit is (zoals de naam, email, telefoonnummer van de contact persoon/werknemer van de Gebruiker) worden gezien als persoonsgegevens en vallen onder de reikwijdte van deze privacy verklaring.
2. GEGEVENSVERZAMELING
2.1 Persoonlijke gegevens die The Green Box verzamelt
2.1.1 Persoonsgegevens die u – als Gebruiker – aan ons verstrekt, zoals:
· Contact details
We verzamelen relevante contactgegevens van Gebruikers (of hun contactpersonen, relevante medewerkers, gasten en/of bezoekers), zoals voor- en achternaam, geboortedatum (indien vereist), zakelijke adressen, zakelijke e-mailadressen, zakelijke telefoon- en faxnummers.
· Financiële data
We verzamelen gegevens die nodig zijn voor betalings- en factureringsdoeleinden (waaronder uw bankgegevens, bankrekeningnummer, credit/debitkaart en btw-nummer) en gegevens die anders nodig zijn voor de verwerking van facturen.
· Verificatiegegevens
The Green Box kan (vertegenwoordigers van) Gebruikers vragen om een kopie van bedrijfsregistratiedocumenten, hun identiteitskaart of paspoort of andere relevante informatie om de authenticiteit van de Gebruiker te verifiëren. Dit kan ook bewijs van licenties of belastinginformatie omvatten.
· Andere gegevens
Wanneer een Gebruiker communiceert met The Green Box, verzamelen en verwerken we informatie over deze communicatie. Tijdens gesprekken met ons klantenservice kan er live worden geluisterd en kunnen gesprekken worden opgenomen voor kwaliteitscontrole en trainingsdoeleinden. Deze opnames kunnen ook worden gebruikt voor de afhandeling van claims en fraudedetectie.
Opnames worden voor een beperkte tijd bewaard voordat ze automatisch worden verwijderd, tenzij The Green Box een gerechtvaardigd belang heeft om de opname langer te bewaren. Dit gebeurt alleen in uitzonderlijke gevallen, zoals voor fraudeonderzoek, compliance en juridische doeleinden.
2.2 Informatie die we automatisch verzamelen
2.2.1 Afhankelijk van de zakelijke relatie kan The Green Box ook automatisch informatie verzamelen, waarvan sommige persoonlijke gegevens kunnen zijn. Deze gegevens worden verzameld wanneer een Gebruiker gebruikmaakt van online diensten zoals een registratieformulier of een gebruikersaccount.
De verzamelde gegevens kunnen zijn:
· Taal instellingen
· IP adres
· Plaats
· Apparaat instellingen
· Besturingssysteem van het apparaat
· Log informatie
· Tijd van gebruik
· URL gevraagd
· Status rapport
· User agent (informatie over de browserversie)
· Browsegeschiedenis
· het type gegevens dat wordt bekeken
2.3 Persoonsgegevens die u ons over anderen verstrekt
2.3.1 Door persoonsgegevens van andere personen te delen voor zakelijke doeleinden – zoals gegevens van uw medewerkers – bevestigt u dat deze personen zijn geïnformeerd over het gebruik van hun persoonsgegevens door The Green Box in overeenstemming met deze privacyverklaring. Ook bevestigt u dat u alle benodigde toestemming heeft verkregen, zoals vereist door de op u van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
2.4 Overige informatie die we uit andere bronnen ontvangen
· Informatie over insolventies
Bij insolventiezaken kan The Green Box informatie over Gebruikers ontvangen van curatoren, rechtbanken of andere overheidsinstanties.
· Gegevens met betrekking tot verzoeken van wetshandhavingsinstanties en belastingdiensten
Wetshandhavers of belastingautoriteiten kunnen contact opnemen met The Green Box met aanvullende informatie over Gebruikers in het geval dat zij worden getroffen door een onderzoek.
· Fraudedetectie en -preventie, risicobeheer en compliance
In bepaalde gevallen, en zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving, moet The Green Box mogelijk gegevens verzamelen via externe bronnen voor fraudedetectie en -preventie, risicobeheer en nalevingsdoeleinden.
3. VERWERKINGSDOELEINDEN EN DELEN
3.1 Doeleinden
3.1.1 The Green Box gebruikt de eerder beschreven informatie over Gebruikers, waarvan sommige persoonsgegevens kunnen zijn, voor zover relevant, voor de volgende doeleinden:
A. Registratie en administratie
The Green Box gebruikt accountgegevens, contactgegevens en financiële gegevens om de zakelijke relatie met de Gebruiker te beheren. Dit geldt ook voor registratie- en verificatiedoeleinden.
Bepaalde informatie, waaronder de naam en het adres van een Gebruiker, kan worden gebruikt voor andere doeleinden in overeenstemming met de overeenkomst die is aangegaan tussen de Gebruiker en The Green Box.
B. Klantenservice
The Green Box gebruikt de door Gebruikers verstrekte informatie (waaronder mogelijk persoonsgegevens) om ondersteunende diensten te verlenen, bijvoorbeeld om te reageren op verzoeken, vragen of opmerkingen van Gebruikers of klanten.
C. Overige activiteiten, waaronder marketing
Als een potentiële Gebruiker de online registratie nog niet heeft afgerond, kan The Green Box een herinnering sturen om het registratieproces te voltooien. Wij zijn van mening dat deze extra service nuttig is voor onze (toekomstige) Gebruikers omdat het hen in staat stelt de registratie te voltooien zonder alle registratiegegevens opnieuw in te hoeven vullen.
The Green Box kan Gebruikers uitnodigen om evenementen bij te wonen en te organiseren waarvan wij denken dat ze relevant of interessant voor hen kunnen zijn. We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken om online forums aan te bieden en te hosten waarmee Gebruikers antwoorden kunnen vinden op veel gestelde vragen over het aanbod en het gebruik van producten en diensten van The Green Box.
Voor zover relevant voor de zakelijke relatie, gebruikt The Green Box persoonsgegevens voor communicatie, waaronder het verstrekken van informatie over systeem- of productupdates, het verzenden van de nieuwsbrief van The Green Box, het uitnodigen van Gebruikers om deel te nemen aan referenties, promoties of voor andere marketingcommunicatie. Wanneer we persoonlijke gegevens gebruiken om direct-marketingberichten elektronisch te verzenden, bieden we hiervoor een opt-in mogelijkheid.
D. Communicatie met gebruikers
The Green Box heeft (toegang tot) communicatie met u (telefoon, chatbot, email, platform). We gebruiken ook geautomatiseerde systemen om communicatie te beoordelen, scannen en analyseren voor de volgende doeleinden:
· Veiligheid
· Fraudepreventie
· Naleving van wettelijke en regelgevende vereisten
· Onderzoek naar mogelijk wangedrag
· Productontwikkeling en verbeterin
· Onderzoek
· Klantbetrokkenheid (inclusief het verstrekken van informatie of aanbiedingen aan gasten waarvan wij denken dat deze voor hen interessant kunnen zijn)
· klant- of technische ondersteuning
Communicatie die wordt verzonden of ontvangen met de communicatiemiddelen van The Green Box, wordt ontvangen en opgeslagen door The Green Box. We nemen niet alle gesprekken op. Indien een gesprek wordt opgenomen, wordt elke opname beperkte tijd bewaard voordat deze automatisch wordt verwijderd. Dit is zo het geval tenzij we hebben bepaald dat het noodzakelijk is de opname te bewaren voor fraudeonderzoek of juridische doeleinden.
E. Analyse, verbetering en onderzoek:
The Green Box gebruikt de aan ons verstrekte informatie, waaronder mogelijk persoonsgegevens, voor analytische doeleinden. Dit maakt deel uit van ons streven om de producten en diensten van The Green Box te verbeteren en de gebruikerservaring te verbeteren.
Deze gegevens kunnen ook worden gebruikt voor testdoeleinden, probleemoplossing en om de functionaliteit en kwaliteit van de online diensten van The Green Box te verbeteren. We nodigen ook Gebruikers uit om van tijd tot tijd deel te nemen aan enquêtes en ander marktonderzoek uit te voeren.
Bepaalde Gebruikers kunnen worden uitgenodigd om lid te worden van een gebruikersforum om te communiceren met The Green Box en/of om ervaringen uit te wisselen met andere Gebruikers.
Raadpleeg de informatie die The Green Box verstrekt wanneer u wordt uitgenodigd om deel te nemen aan een enquête, marktonderzoek of om lid te worden van een online platform, om te begrijpen hoe uw persoonlijke gegevens anders kunnen worden behandeld dan beschreven in deze Privacyverklaring.
F. Beveiliging, fraudedetectie en -preventie
Wij verwerken de aan ons verstrekte informatie, waaronder mogelijk persoonsgegevens, om fraude en andere illegale handelingen te onderzoeken, te voorkomen en op te sporen. Dit kunnen persoonlijke gegevens zijn die een Gebruiker aan The Green Box heeft verstrekt, bijvoorbeeld voor verificatiedoeleinden als onderdeel van het registratieproces, automatisch verzamelde persoonlijke gegevens of persoonlijke gegevens die zijn verkregen uit externe bronnen (inclusief van gasten).
The Green Box kan persoonsgegevens ook gebruiken om onderzoek en handhaving door bevoegde autoriteiten te vergemakkelijken, indien nodig. Voor deze doeleinden kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met wetshandhavingsinstanties.
The Green Box kan persoonsgegevens ook gebruiken voor risicobeoordeling en beveiligingsdoeleinden, waaronder de authenticatie van gebruikers, en we gebruiken externe dienstverleners voor risicobeheer door derden. Deze providers helpen ons om het bedrijfsrisicoprofiel van onze Gebruikers te beoordelen. Ze kunnen ons ook due diligence-rapporten van derden verstrekken, die, zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving, mogelijke informatie kunnen bevatten over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen van eigenaren of Gebruikers.
G. Juridisch en compliance
In bepaalde gevallen moet The Green Box de verstrekte informatie (waaronder mogelijk persoonlijke gegevens) gebruiken om juridische geschillen af te handelen en op te lossen of voor onderzoeken door toezichthouders, risicobeheer en compliance. We kunnen het ook gebruiken om onze overeenkomst(en) met Gebruikers af te dwingen of om een klacht of claim op te lossen waarbij een gebruiker betrokken is, en in overeenstemming met interne regels en procedures.
Daarnaast is het mogelijk dat we informatie over Gebruikers (inclusief persoonsgegevens) moeten delen waar dit wettelijk vereist is of strikt noodzakelijk is om te reageren op verzoeken van bevoegde autoriteiten. Dit omvat belastingdiensten, rechtbanken, andere overheids- en openbare autoriteiten of lokale gemeenten (bijvoorbeeld met betrekking tot wetten op korte termijn verhuur).
Als we geautomatiseerde middelen gebruiken om persoonsgegevens te verwerken, die rechtsgevolgen hebben of aanzienlijke gevolgen hebben voor u of andere natuurlijke personen, zullen we passende maatregelen nemen om de rechten en vrijheden van u of die van de ander te vrijwaren. Dit omvat het recht op menselijke tussenkomst.
2.2 Rechtsgronden
2.2.1 Zoals van toepassing voor doeleinden A en B, gaat The Green Box uit van de rechtsgrond dat de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de Gebruiker en The Green Box. Als de vereiste informatie niet wordt verstrekt, kan The Green Box niet samenwerken met een Gebruiker, noch kunnen we klantenservice bieden.
2.2.2 Met het oog op doeleinden C tot G vertrouwt The Green Box op haar legitieme belang om haar diensten te verlenen of diensten te verkrijgen van Gebruikers, om fraude te voorkomen en om haar diensten te verbeteren. Wanneer we persoonlijke gegevens gebruiken om het legitieme belang van The Green Box of een derde partij te dienen, zullen we altijd de rechten en belangen van de betrokken persoon en de bescherming van hun informatie afwegen tegen de rechten en belangen van The Green Box en/of de derde partij.
2.2.3 Voor doeleinden F en G vertrouwt The Green Box, waar van toepassing, ook op de naleving van wettelijke verplichtingen (zoals wettige rechtshandhavingsverzoeken). Ten slotte zal The Green Box, indien nodig onder de toepasselijke wetgeving, uw toestemming verkrijgen voordat persoonlijke gegevens worden verwerkt, inclusief voor marketingdoeleinden of zoals anderszins wettelijk vereist.
2.2.4 Als u bezwaar wilt maken tegen de verwerking zoals uiteengezet onder C tot G en geen manier kunt vinden om u direct af te melden (bijvoorbeeld in uw accountinstellingen), neem dan contact op met The Green Box.
3. DELEN MET ANDEREN
3.1 Delen met gelieerde ondernemingen
3.1.1 Om het gebruik van de The Green Box-services te ondersteunen, kan uw informatie (waaronder mogelijk persoonlijke gegevens) worden gedeeld met aan of binnen The Green Box gelieerde ondernemingen. Dit wordt gedaan voor de doeleinden zoals hieronder beschreven, onderhevig aan eventuele contractuele voorwaarden.
De doeleinden voor het delen van gegevens binnen de The Green Box groep van ondernemingen zijn:
A. Om diensten en producten aan te bieden, te verlenen of beschikbaar te maken (inclusief leveranciersbeheer) en om ondersteuning te bieden (zoals reservering/boeking voltooien, annuleren, wijzigen en/of beheren, accountmanagement en eventuele klantenservice, facturering en incasso);
B. Om frauduleuze en andere illegale activiteiten te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken;
C. Voor analytische, kwaliteit en productverbeteringsdoeleinden (inclusief toezicht op gesprekken door live mee te luisteren of op te nemen voor kwaliteit en trainingsdoeleinden);
D. Marketing activiteiten (inclusief nieuwsberichten) waarvoor u zich eenvoudig kunt uitschrijven of afmelden) en om online diensten te personaliseren (inclusief gepersonaliseerde aanbiedingen en promoties);
E. Communicatiedoeleinden (per email, telefoon of post) voor bovenstaande doeleinden (inclusief enquête, marktonderzoek, reviews of beoordelingen) of voorzover nodig op basis van onze overeenkomst met u;
F. Juridische doeleinden, inclusief de behandeling van klachten, claims, rechtsvorderingen en voor de opsporing van fraude (in welke gevallen eventuele telefoongesprekken kunnen worden opgenomen);
G. Om ervoor te zorgen dat de toepasselijke wetten worden nageleefd of rechtshandhaving.
Met het oog op doel A, en voor zover van toepassing, baseert The Green Box zich op de wettelijke basis dat de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met u voor afname of gebruik van Product of Dienst.
The Green Box vertrouwt verder op haar gerechtvaardigde belang en dat van haar groepsmaatschappijen om persoonlijke gegevens te ontvangen, te verwerken en te delen zoals beschreven onder B tot G. Dit is om diensten te verlenen of diensten te verkrijgen van Gebruikers, inclusief om deze te verbeteren diensten en om fraude te voorkomen. Wanneer persoonlijke gegevens worden gebruikt om het legitieme belang van The Green Box of een derde partij te dienen, zal The Green Box altijd een afweging maken tussen de rechten en belangen van de betrokken persoon bij de bescherming van zijn persoonlijke gegevens en de rechten en belangen van The Green Box of de derde partij.
Voor doel G vertrouwt The Green Box, waar van toepassing, ook op de naleving van wettelijke verplichtingen (zoals in zaken van wettige rechtshandhavingsverzoeken).
Als u bezwaar wilt maken tegen de verwerking zoals uiteengezet onder B tot G, en geen manier kunt vinden om u direct af te melden (bijvoorbeeld in uw accountinstellingen), neem dan contact op met The Green Box.
3.2 Delen met derden
3.2.1 We delen de informatie van Gebruikers (waaronder mogelijk persoonlijke gegevens) met derden, zoals toegestaan door de wet en zoals hieronder beschreven (welke gebasseerd zijn op uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd gebruikt of wettelijke verplichting):
o Dienstverleners (incl. leveranciers, hulppersonen en onderaannemers). We delen persoonlijke gegevens met geselecteerde externe serviceproviders om onze producten en diensten te leveren, facturering/incasso, fraude te voorkomen en op te sporen, gegevens op te slaan en anderszins onze bedrijfsprocessen te ondersteunen, of zodat zij namens ons zaken kunnen doen.
o Payment providers en andere financiële instellingen. Om betalingen tussen een Gebruikers en The Green Box te verwerken, kunnen relevante persoonlijke gegevens worden gedeeld met betalingsproviders en andere financiële instellingen.
o Screening van sanctielijsten of risicobeheer zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.
o Gedwongen openbaarmaking. Indien wettelijk vereist, strikt noodzakelijk voor de uitvoering van onze diensten, in gerechtelijke procedures, of om onze rechten of de rechten van gebruikers te beschermen, maken we persoonsgegevens bekend aan wetshandhavingsinstanties, onderzoeksorganisaties, gebruikers of groepsmaatschappijen.
3.4 Delen en openbaarmaking van geaggregeerde gegevens
3.3.1 We kunnen informatie delen met derden in een geaggregeerde vorm en/of een andere vorm waarin de ontvanger u niet kan identificeren, bijvoorbeeld voor sectoranalyse of demografische profilering.
4. BEVEILIGING EN BESCHERMING
4.1 Via uw Account heeft u toegang tot uw persoonsgegevens.
4.2 We hebben procedures om ongeautoriseerde toegang tot en misbruik van persoonsgegevens te voorkomen.
4.3 We gebruiken passende bedrijfssystemen en -procedures om informatie, inclusief persoonsgegevens, te beschermen en te beveiligen. We gebruiken ook beveiligingsprocedures en technische en fysieke beperkingen voor toegang tot en gebruik van de persoonlijke gegevens op onze servers. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot persoonsgegevens in het kader van hun werk.
5. DATARETENTIE
5.1 We bewaren persoonlijke gegevens zo lang als nodig wordt geacht om de zakelijke relatie met een Gebruiker te beheren, om The Green Box-diensten aan een Gebruiker te verlenen en om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving (inclusief die met betrekking tot het bewaren van documenten), geschillen of claims met alle partijen, en indien anderszins noodzakelijk om ons in staat te stellen onze zaken te doen.
5.2 Alle persoonlijke gegevens die we over u als Gebruiker bewaren, zijn onderworpen aan deze privacyverklaring en onze interne bewaarrichtlijnen. Als je vragen hebt over de specifieke bewaartermijnen voor de verschillende soorten persoonsgegevens die we verwerken, neem dan contact met The Green Box.
6. UW KEUZES EN RECHTEN
6.1 Afhankelijk van waar u zich bevindt of de entiteit van The Green Box die uw persoonsgegevens verwerkt, kunnen er verschillende rechten van toepassing zijn op de verwerking van die gegevens, zoals uiteengezet in deze privacyverklaring. Zoals van toepassing:
· U kunt ons vragen om een kopie van de persoonsgegevens die wij van u hebben,
· U kunt ons op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonlijke gegevens, of u kunt ons vragen om de persoonlijke gegevens die we over u hebben te corrigeren,
· In bepaalde situaties kunt u ons vragen om de persoonlijke gegevens die wij over u hebben te wissen, blokkeren, aan te passen of beperken, of u kunt bezwaar maken tegen bepaalde manieren waarop wij uw persoonlijke gegevens gebruiken,
· In bepaalde situaties kunt u ons ook vragen om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens naar een derde partij te sturen.
6.2 Wanneer we uw persoonlijke gegevens gebruiken op basis van uw toestemming, hebt u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving. Wanneer we uw persoonlijke gegevens verwerken op basis van legitiem belang of algemeen belang, hebt u ook het recht om te allen tijde bezwaar te maken, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.
6.3 Ongeacht uw locatie of de The Green Box-entiteit waarmee u een contract heeft, we vertrouwen op onze Gebruikers om ervoor te zorgen dat de persoonlijke gegevens die we bewaren volledig, nauwkeurig en actueel zijn. Breng ons altijd tijdig op de hoogte van eventuele wijzigingen of onjuistheden in uw persoonsgegevens.
6.4 Als uw bedrijf overeenkomsten heeft met een andere entiteit dan The Green Box B.V. en u wilt meer informatie over de relatie tussen die entiteit en The Green Box B.V., dan kunt u te allen tijde contact met ons opnemen. U moet dit ook doen als u uw rechten wilt uitoefenen met betrekking tot de persoonsgegevens die over u worden verwerkt als onderdeel van die zakelijke relatie.
7. NEEM CONTACT MET ONS OP
7.1 Als u vragen, wensen of opmerkingen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, of wilt u een van de rechten die u hebt op grond van deze Privacy Statement te oefenen, neem dan contact op met ons. U kunt ook contact opnemen met uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit.
7.2 We behandelen privacy specifieke vragen, verzoeken en zorgen die aan ons worden gemeld met behulp van intern beleid en procedures op basis van toepasselijke privacywetten, -voorschriften en richtlijnen. We herzien en verbeteren dit beleid en deze procedures regelmatig, waarbij we ook rekening houden met de feedback van Gebruikers.
8. WIJZIGINGEN IN DEZE PRIVACYVERKLARING
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast of aangevuld. Als we van plan zijn materiële wijzigingen aan te brengen of wijzigingen die een impact op u hebben, nemen we altijd vooraf contact met u op. Een voorbeeld van dit soort wijzigingen zou zijn als we uw persoonlijke gegevens zouden gaan verwerken voor doeleinden die hierboven niet zijn beschreven.
Versie: 7 juli 2022.
